Serwerowa synchronizacja CRM i SharePoint Server – czyli dlaczego mogło być ciekawie, a wyszło jak zawsze

Dynamics CRM, SharePoint Server

Każdy z pewnością wie, jak wygląda integracja systemów CRM i SharePoint Server (dla tych, którzy nie wiedzą, odpowiedź jest następująca: „Byle jak”). Brak możliwości dodawania atrybutów do dokumentów, brak możliwości przeszukiwania dokumentów z poziomu systemu CRM, brak możliwości automatyzacji zarządzania dokumentami z poziomu workflow CRM, brak jakiegokolwiek modułu bezpieczeństwa, to tylko niektóre z „braków”, na które narzekają klienci.

W wersji on-line systemu CRM doszedł do tego dodatkowy problem, związany z uwierzytelnianiem użytkowników i przekazywaniem informacji tego dotyczących między omawianymi systemami. W efekcie, końcowy użytkownik nie był w stanie skorzystać z funkcjonalności zarządzania dokumentami z poziomu systemu CRM, zanim wcześniej nie zalogował się do SharePointa On-Line. Aby zaradzić powyższej sytuacji Microsoft wprowadził w „chmurowej” wersji systemu CRM nowy mechanizm łączności między systemami, nazwany synchronizacją po stronie serwera, lub też z angielskiego – „server-based synchronization”.

Nie chcę w tym miejscu wchodzić w szczegóły techniczne dotyczącego tego mechanizmu (zainteresowanych odsyłam tutaj), natomiast skupię się na funkcjonalnym aspekcie integracji. Pierwsze, co rzuca się w oczy, to fakt, że kontrolka do integracji nie korzysta już z interfejsu systemu SharePoint (a dokładnie z CRM List Component), tylko z natywnego interfejsu systemu CRM. Niestety spowodowało to sytuację, w której użytkownicy stracili dostęp do kilku operacji, które mogli wcześniej wykonać, takich jak np. tworzenie folderów w bibliotece powiązanej z obiektem w CRM), nie zyskując w zamian zupełnie nic.

Ciekawostką jest fakt, że w związku z wprowadzeniem nowego mechanizmu w systemie pojawiła się encja „SharePoint Document”, którą możemy rozbudowywać, poprzez dodawanie nowych atrybutów, formatek, czy też widoków. Niestety modyfikacje te nie są widziane w jakimkolwiek miejscu w systemie. Dodatkowo – próba skorzystania chociażby z mechanizmu zaawansowanego wyszukiwania dla ww. encji kończy się komunikatem błędu.

BlogScreen

Zastanawiacie się, cóż to za dziwne uczucie, które ogarnia Was w tym momencie. Podpowiem – jest to zażenowanie.

Podsumowując, mechanizm serwerowej integracji systemów CRM 2015 i SharePoint On-Line okazał się totalnym rozczarowaniem. Microsoft nie wykorzystał z żadnej możliwości, którą teoretycznie umożliwiło wprowadzenie osobnej encji do przechowywania dokumentów w systemie CRM, na dodatek usuwając niektóre rzeczy, które były wcześniej możliwe. Funkcjonalnie jest to zdecydowany krok wstecz i duża skucha.

Mam nadzieję, że w wersji 2016 systemu pojawią się w końcu (wydawałoby się, że oczywiste) funkcjonalności, opisane w pierwszym akapicie tego tekstu. Aktualnie w materiałach marketingowych producent systemu skupia się na dostępie do dokumentów w systemie CRM z urządzeń mobilnych, co może stanowić fajny dodatek, niestety wobec braków opisanych powyżej, do aktualnie wybitnie niedopracowanej i niemodyfikowalnej funkcjonalności.

Total Views: 409 ,